Virtuelle Assistenz – was ist das?

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Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1.Was ist virtuelle Assistenz
1.2. Was kann ein virtueller Assistent für mich erledigen
2 Wie werde ich VA
2.1. die Geschäftsidee
2.2. mobile Erreichbarkeit
2.3. das Gewerbe
2.3.1. Nebenberuflich oder Hauptberuflich – was ist besser?
2.3 Wo finde ich Kunden / einen VA
2.3.1. Mit wem sollte ich zusammen arbeiten
3. Kosten eines VA
3.1. Zusätzliche Kosten eines VA
3.2. Honorar-Berechnung nach Ferris
3.3. Honorar-Berechnung via Kontist

 

1. Einleitung
In diesem Blog-Artikel möchte ich dir erklären, was ein virtueller Assistent macht und wie er dir helfen kann, dich zu entlasten. AUßerdem erkläre ich, warum ein VA soviel kostet, wie er kostet.
Aber auch für die, die noch VA werden wollen, soll dieser Artikel Informationen liefern.

1.1. Was ist virtuelle Assistenz
Als virtuelle Assistenz wird im Grunde alles bezeichnet, was nicht vor Ort im Büro passiert und ortsunabhängig erledigt wird.
Somit ist dies ein sehr breit gefächerter Begriff.
Ein virtueller Assistent – VA – (m/w/x) arbeitet somit von zu Hause oder einem anderen Ort aus – unabhängig von Öffnungszeiten und anderen Faktoren.
VA sind also freiberufliche Mitarbeiter die für einen oder mehrere Kunden in verschiedensten Bereichen arbeiten.

1.1. Was kann ein virtueller Assistent für mich erledigen
Im Grunde kann ein VA alles für dich erledigen was du möchtest.
Es kommt ganz darauf an, wo du Hilfe benötigst und welche Qualifikationen der VA hat.
So kann ein VA im Bereich allg. Bürotätigkeiten, wie z.B. beim beantworten von E-Mails, helfen oder auch Gespräche mit Kunden am Telefon oder via Skype führen.
Genauso gut kann ein VA dir aber auch beim Erstellen einer Homepage helfen oder dir diverse Grafiken erstellen.
Wie du siehst, es kommt auf viele Faktoren an und die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

2. Wie werde ich VA
Um eine VA zu werden, benötigt es auf den ersten Blick nicht viel.
Du brauchst:
– eine Geschäftsidee
– mobile Erreichbarkeit
– ein Gewerbe

2.1. Die Idee
Die Geschäftsidee ist der erste Knackpunkt. Du musst wissen und dir überlegen was du kannst und was du machen möchtest. Nicht immer stimmen diese Themen überein. Überlege dir also, wo deine Stärken liegen und ob du damit ein Business aufbauen kannst und vor allem, ob es dir auf Dauer Spaß macht.
Nichts ist schlimmer, als sich selbstständig zu machen um dann hinter festzustellen, dass es eigentlich die falsche Entscheidung gewesen ist.
Vielleicht kannst du auch dein Hobby zum Beruf machen?
Natürlich solltest du auch eine Marktanalyse machen um zu sehen, ob deine Idee überhaupt ankommt.
Aber du musst auch gucken, ob der Markt nicht zu überlaufen ist – denn was bringt es dir, wenn deine Idee schon hundertmal angeboten wird und du somit nur geringe Chancen auf Erfolg hast?

2.2. Mobile Erreichbarkeit
Hast du dir Gedanken über deine Geschäftsidee gemacht, kannst du an den nächsten Schritt – die mobile Erreichbarkeit – denken.
Auch hier gibt es einige Dinge zu beachten.
Möchtest du eine Homepage? Kannst du diese selbst erstellen, oder benötigst du dabei Hilfe?
Möchtest du auch im Social Media wie Facebook, Xing, Pinterest u.a. aktiv sein?
Hast du einen Laptop der für deine Arbeit ausgelegt ist? Bedenke – Laptop ist nicht gleich Laptop. Es gibt für die Büroarbeit andere Anforderungen wie z.B. für Grafikerstellungen oder Videobearbeitungen.
Dann musst du noch über die Dinge wie Telefon&Internet nachdenken.
Reicht deine Bandbreite zu Hause? Wie gehst du ins Internet wenn du unterwegs bist?
Hast du die Möglichkeit in einem Coworking-Place zu arbeiten?
Sollen dich deine Kunden über deine private Nummer erreichen können oder benötigst du eine separate, neue Handynummer, die nur für dein Geschäft ist.

Hast du dir auch hier drüber Gedanken gemacht, kommst du zum finalen Teil deiner Überlegungen:

2.3. Die Gewerbeanmeldung
Um als VA arbeiten zu können benötigst du ein Gewerbe.
Das bekommst du recht einfach und schnell.
Du musst lediglich zu dem Gewerbeamt in deinem Ort gehen (das ist oft im Rathaus) und dein Gewerbe anmelden.
Die Kosten betragen hierfür ca. 20€ – können aber von Ort zu Ort geringfügig variieren.
Bei der Anmeldung musst du nun angeben ob du im Nebengewerbe gründen möchtest oder Hauptberuflich.
Hier solltest du dir schon im Vorfeld Gedanken gemacht haben.

2.3.1. Nebengewerbe
Das Nebengewerbe ist eine gute Möglichkeit um deine Selbstständigkeit aufzubauen.
Diese Möglichkeit ist vor allem dann sinnvoll, wenn du noch einen anderen Job hast und du noch zusätzlich nebenbei etwas verdienen möchtest.
Aber auch, wenn du dir noch nicht sicher bist, ob das Gewerbe erfolgreich sein wird, da du erst 2-3 Kunden hast, solltest du über diese Möglichkeit nachdenken, denn die Einkommensgrenze liegt hier bei 17.500€ pro Jahr.
Natürlich gibt es noch einige andere Vorteile bzw. Vereinfachungen gegenüber dem Hauptgewerbe.
Dieses hier zu erläutern, würde allerdings den Rahmen sprengen.
Verdienst du voraussichtlich mehr als die 17.500€ im Jahr verdienen, solltest du als Hauptgewerbe gründen.

2.3.2. Hauptgewerbe
Das Hauptgewerbe sollte angestrebt werden, wenn du schon mehrere Kunden sicher hast und deine jährlichen Einnahmen vorraussichtlich 17.500€ übersteigen werden.
Gründest du im Hauptgewerbe, musst du dir auch schon genaue Gedanken über deine Firma machen. Du benötigst einen Namen, den du im Handelsregister eintragen lässt. Ebenso solltest du wissen, in welcher Form du gründen möchtest (z.B. GmbH, Einzelunternehmen o.a.) und welche Voraussetzungen hierfür nötig sind.
Auch wenn du diverse Zuschüsse beantragen möchtest, kann es nötig sein im Hauptgewerbe zu gründen.

2.3. Wo finde ich Kunden / einen VA

Nachdem jetzt geklärt ist, was alles im Vorfeld nötig ist um als VA zu starten, werden natürlich auch noch Kunden benötigt bzw. muss der VA gefunden werden.

Als erstes ist natürlich das direkte / persönliche Empfehlungsmarketing zu nennen.
Eine bessere Werbung, wie persönliche Kontakte gibt es nicht!
Das trifft sowohl für die VA als auch für die Kunden zu.
Erzähl einfach, dass ihr VA seit bzw. du einen VA suchst.
Es gibt immer jemanden, der jemanden kennt, der jemanden kennt.

Solltest du hier dennoch keinen Erfolg haben, so gibt es diverse Internetportale um Kunden oder auch um einen VA zu finden.
Hier gibt es zum Beispiel DNX Jobs, myVPA, freelancer und andere Portale.
Eiige Portale sind kostenfrei, andere erheben eine Gebühr. Wo ihr euch anmeldet, ist euch überlassen.
Neben diesen Portalen gibt es aber auch noch das Social-Media. Das sollte auf jeden Fall nicht vernachlässigt werden, denn hier lauern mehr Kunden als du denkst.
Viele Sachen laufen heutzutage über Facebook. Hier gibt es spezielle Gruppen um VA zu suchen und zu finden. Melde dich dort an und halte die Augen auf – der nächste Kunde ist nur einen Klick entfernt.
Natürlich kannst und solltest du auch deine eigene Seite auf Facebook erstellen um potentielle Kunden anzulocken.
Aber auch Kanäle wie Xing, Pinterest, LinkedIn und andere sind super um Kontakte zu knüpfen. Hier kannst du deine Arbeitskollegen finden und auch gleichzeitig angeben, dass du nun selbstständig bist.
So erfahren gleich alle Kontakte von deinem Unternehmen.

2.3.1. Zusammenarbeit
Wenn du dich auf einem der Portale angemeldet hast, ist natürlich die nächste Frage, mit wem du zusammenarbeiten möchtest.
Du solltest als erstes gucken, dass du jemanden findest, der zu deinen Anforderungen passt. Es bringt nichts, mit jemanden zusammenarbeiten zu wollen der nicht zu dir passt bzw. der Sachen von dir fordert, die du nicht erbringen kannst.
Das kann im ersten Moment ziemlich ernüchternd sein, aber es gibt auch DEN passenden Partner für dich.
Natürlich solltest du aber auch nicht alles kategorisch ausschließen, sondern dir gut überlegen ob du die eine oder andere Herausforderung evtl. doch annimmst und somit dein Spektrum erweitern kannst.
Nachdem du dann deinen passenden Partner gefunden hast, solltest du mit ihm in Kontakt treten. Eine freundliche E-Mail / Nachricht mit einer kurzen Vorstellung von dir ist super. Dann kannst du auch einen Telefonat oder Video-Chat anbieten, damit ihr euch besser unterhalten und kennen lernen könnt.
Hier könnt ihr auch schon die Details, wie z.B. Aufgaben, Stunden und Preise klären.
Passt alles, biete eine Probearbeit an. Bist du zufrieden und kannst dir eine längerfristige Zusammenarbeit vorstellen? Dann gib deinem Partner eine positive Rückmeldung.
Sollte die Chemie nicht stimmen – kein Problem. Spreche offen darüber. Eventuell ist es nur eine kleine Sache, die geändert werden muss. Und wenn es absolut gar nicht passt, dann hast du an Erfahrung gewonnen und weißt nun, worauf du achten musst.

2.4. Kosten eines VA
Natürlich musst du auch eine Kostenberechnung durchführen. Ich zeige dir ein paar Punkte auf, warum die Preise so sind, wie sie sind.

2.4.1. Zusätzliche Kosten eines VA
Durch die Selbstständigkeit hat der VA natürlich andere Kosten wie jemand, der Angestellt ist.
Es kommen hohe Kosten wie die Krankenversicherung (mindestens 270€ in der gesetzlichen Krankenversicherung, Stand 2018) auf dich zu.
Darüberhinaus musst du die zusätzlichen Kosten für Homepage / Webhosting, Logo-Design, Visitenkarten, Telefon&Internet, Büroausstattung, wie z.B. Laptop / PC und Drucker und Werbung berücksichtigen.
Diese Kosten können sehr unterschiedlich sein, daher gehe ich nicht näher auf die Höhe ein. Wichtig ist, dass du dich darüber informierst und einige Angebote einholst und genau vergleichst.
Aber nicht nur hier komme Kosten auf dich zu. Auch solltest du dir überlegen von wo aus du arbeiten möchtest. Kommt Coworking für dich in Frage, dann musst du auch hier Kosten kalkulieren.
Dann können Kosten für diverse Portale wie XING Premium, div. Jobörsen und andere auf dich zukommen.
Informiere dich was für dich sinnvoll ist und was eine Mitgliedschaft kostet.
Zum Schluss kommt noch das Thema Versicherung.
Ja, auch diese brauchst du. Wichtig ist hier, neben der Krankenversicherung, auch eine Betriebshaftpflicht sowie weitere Zusatzversicherungen wie eine Berufsunfähigkeitsversicherung, private Renten, Rechtsschutzversicherung. Eine gute Übersicht und Beratung solltest du dir bei deinem Versicherungsmenschen des Vertrauens holen.

2.4.2. Honorar-Berechnung nach Tim Ferris
Zum Schluss kommt noch die Honorar-Berechnung. Eine Grundlage, die allen Seien offen legen soll, warum einfach ein Mindestpreis gezahlt werden muss. Schließlich soll nicht nur dein Kunde, sondern auch du überleben.
Zum einen muss du alle oben erläuterten Kosten kennen und mit einrechnen.
Aber nicht nur diese Kosten, sondern auch deine privaten Kosten müssen von deinem Einkommen bezahlt werden.
Überlege dir also, wie viel Geld du im Monat und Jahr benötigst.
Vernachlässige hierbei nicht die Krankheits- und Urlaubsphasen.

Du musst also folgende Überlegungen anstellen

  • Wie viel Geld möchtest du verdienen
  • Wie viel musst du mindestens verdienen um deine Kosten decken zu können
  • wie viel Stunden pro Tag kannst bzw. möchtest du arbeiten

Wenn du deine Gesamtkosten berechnet hast, solltest du folgende Formel zur Berechnung (nach Tim Ferris) anwenden

Tageskosten = Gesamtkosten / 30
TagesZielEinkommen = Tageskosten x 1,3

Die 30% dienen als Rücklagen, die du auf jeden Fall mit einrechnen solltest.

Damit alles besser verständlich wird, gebe ich dir eine Beispielrechnung.

Du benötigst mindestens 1.500€ pro Monat um alle Kosten zu decken.
Dein Wunsch Einkomme pro Monat liegt jedoch bei 2.500€, damit du gut leben kannst.

Mindesteinkommen = 1.500€ / 30 Tage = 50€ / Tag
Wunscheinkommen = 2.500€ / 30 Tage = 83€ / Tag

Hinzu kommen jetzt noch die Rücklagen, die du bilden musst. Diese werden, wie oben genannt, mit 30% berechnet.
In meinem Beispiel sind das also mindestens 50€ + 30% = 65€ / Tag damit alle Kosten gedeckt sind
und 83€ + 30% = 108€ / Tag damit du gut leben kannst.

Wenn du das jetzt auf deine individuelle Arbeitszeit runterrechnest, bekommst du dein Mindesthonorar, was du vereinbaren solltest.
Bei 20 Stunden in der Woche bzw. 4 Stunden am Tag, wären das zum Beispiel 17€ / Stunde um alle Kosten zu decken bzw 21€ / Stunde um gut leben zu können.

Diese Rechnung solltest du auf jeden Fall mit deinen eigenen Daten durchführen, damit du weißt, wie du kalkulieren musst.

2.4.3. Honorar-Berechnung nach Kontist
Eine weitere, und meiner Meinung nach, genauere Berechnung ist die von Kontist.
Hier wird – im Gegensatz zu Ferris – von den zu arbeitenden Tagen ausgegangen.

Von 365 Tagen im Jahr, hat ein Arbeitnehmer im Schnitt

  • 104 Tage Wochenende
  • 13 Feiertage
  • 28 Urlaubstage
  • 10 Krankheitstage
  • 5 Tage Aus&-Weiterbildung

Somit bleiben effektiv noch 205 Arbeitstage im Jahr und ca.17 Tage im Monat.
Ausgehend von 8 Stunden Arbeitszeit sind dies 137 Stunden im Monat.

Ausgehend von meinem obigen Beispiel musst du also 1.500€ bzw. 2.500€ innerhalb von 17 Tagen und einem Arbeitseinsatz von 4 Stunden / Tag verdienen.
Das sind zwischen 88€ und 147€ pro Tag und ein Stundensatz von 22€ bzw. 37€ – ohne Rücklagen.

Bei beiden Berechnungen ist noch zu beachten, dass diese Stundensätze dein zu versteuerndes Einkommen nicht berücksichtigen!

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